Delegação eficaz não é apenas saber mandar.
Delegar uma tarefa é sempre um risco, por isso aqui seguem alguns “alertas” para que estes riscos sejam reduzidos ou eliminados.
O que garante uma delegação eficaz?
Tem quem coloque em primeiro lugar a tarefa em si como o tema principal a ser definido. Na nossa visão as pessoas vem antes da própria tarefa. Porquê?
Precisamos conhecer o perfil das pessoas que estão envolvidas com a tarefa (colegas, amigos, cônjuge, filhos, etc). O assunto parece simples, mas temos que olhar mais fundo para detalhes que normalmente nos passam desapercebidos no nosso dia-a-dia, quando temos que interagir com pessoas, que são seres humanos únicos e ao mesmo tempo diversos.
Fazer uma delegação eficaz para outras pessoas é uma ótima maneira de reduzir a sua lista de tarefas. Mas como você tem a responsabilidade pelo resultado a ser atingido, precisa saber muito mais sobre as pessoas envolvidas do que sobre a tarefa em si.
Para fazer uma delegação eficaz do início ao fim, você deve começar por aqui: faça sequência dos 3 passos abaixo.
1. OBJETIVOS
Seja claro e detalhista ao definir o objetivo da tarefa. O objetivo também é abrangente.
2. METAS
As metas são os nossos objetivos quantificados (quantidades e números).
3. PRAZOS
Aqui é a hora de agendar o tempo para cada tarefa (etapas e finalização).
anaturezahumana.com.br/porque-esta-errado-so-administrar-o-tempo-para-alcancar-resultados/
Provavelmente você já conheça a sequência dos 3 passos, que apresentamos acima. Ela tem sido apresentada ao longo do tempo como um padrão bem básico para quem deseja fazer uma delegação eficaz. Mas nosso principal ALERTA (como falamos lá no início) que queremos lhe dar aqui, é algo que tem sido negligenciado, também ao longo do tempo...as pessoas que estão envolvidas nesta relação. Na realidade este deve ser o primeiro passo... Você tem que identificar PRIMEIRO quem são as pessoas que executarão as tarefas. O perfil das pessoas tem que ser conhecido antes, pois é neste detalhe que mora o sucesso de uma delegação eficaz.
REFLEXÕES QUE VOCÊ PRECISA FAZER ANTES DE CONSEGUIR FAZER UMA DELEGAÇÃO EFICAZ:
"O que estou fazendo atualmente que não tem que ser feito por mim?"
Pense....qual o perfil da pessoa para quem estou delegando esta tarefa?
Você sabe quem gosta de desafios, quem produz melhor em grupo, quem prefere trabalhar sozinho ou quem prefere ser conduzido passo-a-passo?
Escolha as pessoas - colegas de trabalho, seu cônjuge, mesmo seus filhos - que poderiam ter mais talento, tempo ou recursos para ajudá-lo.
Qual a melhor forma de transmitir a tarefa para garantir o resultado desejado, de acordo com o perfil da pessoa ou pessoas que estarão envolvidas?
Você sabe o que motiva cada pessoa?
Você sabe o que deixa alguém desanimado?
"O que estou fazendo atualmente que não tem que ser feito por mim?"
AS PESSOAS
Saber escolher a pessoa certa faz toda a diferença para conseguir realizar uma delegação eficaz. Imagine, por exemplo, pedir para uma pessoa que não tem domínio de idiomas para traduzir textos. Talvez a tarefa até seja feita, porém não com a qualidade necessária. Para fazer uma delegação eficaz você deve tirar o máximo de proveito de sua equipe e assim sua produtividade aumentará e os objetivos serão alcançados. Para isso, defina as atividades da equipe e escolha as pessoas certas, de acordo com o perfil de cada um.
Atenção! Escolher a pessoa errada compromete totalmente o resultado final. É preciso ter a certeza de que a pessoa escolhida tem as características necessárias para realizar aquela atividade.
Exemplos. Não coloque a tarefa de falar em público para quem é tímido. Se alguém prefere trabalhar individualmente, será um desastre colocar esta pessoa para coordenar um grupo. Se alguém tem o perfil de "botar a mão na massa" não peça para esta pessoa fazer relatórios.
O segredo principal não é o que fazer, como fazer, quando fazer...mas com quem fazer!
Cada um deve receber a tarefa de acordo com o seu perfil e cada perfil tem sua importância, pois para o mundo funcionar de forma harmônica e equilibrada, precisamos de todos os tipos de talentos e especialidades.
Já pensou o que seria do ator, sem um produtor, um diretor, um roteirista, um cirurgião sem uma instrumentadora competente; um atleta sem um preparador físico; um engenheiro sem um bom mestre-de-obra; um chef de cozinha sem auxiliares; uma orquestra sem maestro!
Mais um detalhe importante. Não basta a pessoa ser qualificada para o papel. Muitas vezes a pessoa possui a qualificação técnica, é especialista no assunto, mas não consegue desempenhar a função da melhor maneira possível. Quem um dia não teve ou ouviu falar de um professor altamente qualificado em um assunto, mas que não conseguia transmitir o conteúdo para os alunos, isto é, alguém reconhecidamente competente mas um péssimo professor.
Dizem que precisamos descobrir os pontos fortes e os pontos fracos das pessoas para poder ser mais eficaz na delegação de alguma tarefa. Preferimos chamar isto apenas de PERFIL ou seja, as características de cada um. A forma de descobrirmos isso é através de uma comunicacão aberta e transparente, ouvindo e respeitando cada um, ficando atento à maneira como cada um reage diante das situacões. Considerando que quem vai delegar a tarefa é você...então vamos começar do começo. Antes de tudo, é para você mesmo que deve voltar o seu olhar.
Cada pessoa possui um perfil diferente, inclusive você. Aqui podemos falar da necessidade de autoconhecimento para conseguirmos os melhores resultados em todas as nossas tarefas diárias. Você conhece a sua natureza? E a natureza das outras pessoas com as quais convive?
Qual o seu perfil? E qual será o perfil dos outros?
A principal tarefa é essa: conhecer a si próprio, para depois conhecer a natureza das outras pessoas com as quais convivemos (família, trabalho, amigos).
Entender as pessoas que estarão envolvidas na tarefa é um aspecto que merece um capítulo a parte, mais aprofundado, sobre o conhecimento do perfil de cada pessoa. Esta é uma ferramenta segura para garantir a conquista dos seus objetivos em qualquer tarefa. O ideal seria você conhecer os detalhes e os segredos dos 4 elementos da natureza humana que interferem constantemente em todos os nossos relacionamentos, seja familiar, profissional, amizades, etc.
A TAREFA
Antes de delegar, você também deve conhecer bem a tarefa. Para ajudar a descrever a tarefa, é mais eficaz que você tenha preparado e entregue uma lista das expectativas e do prazo esperado. Ao invés de esmiuçar o “como fazer”, com detalhes que realmente não importam, sugerimos que você defina apenas os resultados e quando você quer pronto. Antes de delegar, sempre tenha a certeza de que você pode oferecer uma explicação específica, e nunca entregar o projeto até que você tenha detalhado e discutido o mesmo com as pessoas.
CONHEÇA SEU PERFIL AGORA
Faça o TESTE GRATUITO e descubra quais os elementos interferem no comportamento de cada pessoa, e como este conhecimento pode melhorar seus relacionamentos.
Portanto, aprenda a identificar quais dos 4 elementos da natureza - ÁGUA, AR, TERRA, FOGO - que predominam em cada pessoa e você tornará a delegacão de qualquer tarefa muito mais eficaz.
Exemplos de reações das pessoas ao receber uma tarefa: "Eu não consigo fazer isso sozinho!" ; "Tudo eu!!"; "Ok, deixa comigo!"; "Mas não foi isso que você disse antes!"; "Eu não consegui fazer a minha parte porque tive que ajudar fulano!"; "Posso sugerir outra forma de fazer isso?"; "Prefiro fazer sozinho esta tarefa!"; "Vou fazer o possível....mas não garanto que consiga! Posso pedir ajuda pra outra pessoa?"; "O prazo que você deu é muito curto...e minha agenda já está lotada!". Cada pergunta e cada resposta destas, expressa com clareza qual o elemento que predomina no perfil de cada uma destas pessoas.
Conhecendo e aplicando na prática o Modelo da Natureza Humana, você vai sentir como fica mais fácil harmonizar os relacionamentos, pois nossas ações e reações se tornam mais conscientes e assim conseguimos diminuir os conflitos e conquistar nossos objetivos sem estresse. Fica bom pra todo mundo. PORQUÊ?
Porque você não vai desperdicar o talento de ninguém, colocando esta pessoa em uma função imprópria para ela.
Porque entendendo melhor o perfil, os talentos e o ritmo de cada um, você não fará exigências descabidas, como por exemplo, com relacao ao tempo previsto para a tarefa, que será mais preciso, evitando assim estresse e desgaste das pessoas.
Porque você não vai gerar frustação, nem no grupo ou individualmente, aumentando assim a possibilidade de sucesso na conquista dos objetivos tracados para a tarefa.
Porque assim você saberá o momento certo e a pessoa certa que precisa ser motivada ou receber um voto de confiança.
DICAS PARA VOCÊ UTILIZAR AO DELEGAR UMA TAREFA
O QUE FAZER PARA FAZER UMA DELEGAÇÃO EFICAZ
Considere que cada pessoa compõe um mundo à parte.
Entenda as diferentes personalidades de cada um – todos são únicos, com valores diferentes e experiência de vida individual e exclusiva.
Descubra os talentos e habilidades de cada um, para extrair de cada pessoa o seu melhor.
Sempre elogie.
Antes de pedir, ensine como se faz.
Aceite opiniões contrárias.
Administre os conflitos – de ideias ou de pessoas.
Indique as direções de forma clara. Tire sempre todas as dúvidas.
Motive o grupo ou as pessoas individualmente.
Encoraje sempre a criatividade e a inovacão. Dê liberdade de ação e autonomia.
Deixe claro que cada um pode sugerir outras formas de realizar a tarefa, desde que os resultados e o prazo sejam respeitados.
Seja flexível. Sempre que preciso faça ajustes.
Respeite a dificuldade de cada um e esteja sempre disponível para ajudar a resolvê-las.
Assuma a responsabilidade quando algo não der certo e divida as vitórias com todos.
Pense a longo prazo – pessoas motivadas tendem a produzir sempre mais e melhor.
O QUE NÃO FAZER PARA SER EFICAZ
Não use as pessoas, mas procure o seu aprendizado e seu desenvolvimento.
Não se coloque em posição superior.
Não gere tensão para obter resultados através do medo, ameaças ou comparações negativas.
Não procure culpados para os erros.
Não controle cada passo da pessoa delegada ou do grupo. Demonstre confiança.
Se você leu este post até aqui, já podemos perceber que o seu perfil provavelmente é de liderança e portanto tem uma grande dose do elemento TERRA. Sabe porque? Porque você quer obter resultados e para isto precisa saber para quem delegar. Pessoas com este perfil sempre assumem o papel de coordenação, estão preocupadas com os resultados e se esforçam ao máximo para fazer os outros conquistarem os objetivos traçados. Saiba mais sobre você e sobre quem está com você nas tarefas da vida. Este é o melhor caminho para você ser realmente eficaz em todas as suas tarefas.
http://www.esensetreinamentos.com.br/segredos-que-voce-precisa-conhecer/
Entenda o perfil de cada pessoa e depois aplique estas dicas para delegar tarefas no seu dia a dia. FAÇA O TESTE GRATUITO DO SEU PERFIL. Basta clicar aí embaixo, responder as perguntas e você receberá a resposta no seu email em seguida.