Suas escolhas são o pilar central no momento que você decide administrar o seu tempo. As escolhas vem sempre na frente. Depois vem a execução das ações.
No artigo anterior – “Porquê está errado só administrar o tempo para alcançar resultados?” – abordamos os 3 elementos que fazem parte da administração do tempo, para que você realmente consiga ter resultados eficazes e produtivos nas suas tarefas:
TEMPO, ENERGIA E ESCOLHAS.
Conclusão do artigo anterior: “melhor que administrar o tempo, é gerenciar nossa energia (física, emocional, intelectual e espiritual) e gerenciar nossas escolhas.”
Abordamos o Tempo e as Energias, e prometemos desenvolver o tema das Escolhas em outro momento. E aqui estamos…
Então vamos lá! Como dissemos no artigo anterior, …cada item tem seu conceito próprio, e é necessário que você saiba discernir sobre eles, para que os resultados de sua tarefa sejam alcançados.
O QUE VOCÊ ESCOLHE FAZER COM O TEMPO?
Da forma como estamos colocando o conceito de tempo, parece que ele tem importância menor, no momento de organizarmos nossa agenda. Vamos ampliar um pouco mais este conceito, e fazer justiça para o fator TEMPO, antes de abordar o próximo elemento.
O que é e o que não é o TEMPO? Ele é um recurso muito valioso, tanto quanto nossos pensamentos, energias e escolhas. O tempo não é nosso inimigo.
Existem sim, os inimigos do tempo, que também podemos chamar de “os desperdiçadores do tempo”, que são:
- As multitarefas – tarefas demais
- O cansaço – falta de energia e concentração
- A procrastinação – não terminar o que começa ou não começar o que precisa
- Falta de priorização – fazer primeiro o que é menos importante
- Desorganização – falta de um processo
Esses são apenas alguns dos inimigos do tempo, que precisam ser controlados para que nossas ESCOLHAS sejam bem realizadas. E a seguir a tarefas fundamental, que você deve executar antes de definir suas ESCOLHAS. Fazer uma lista dos seus desperdiçadores do tempo. Somente assim você vai conseguir gerenciar, controlar e eliminar este inimigo.
Relembrando…Nossas energias e nossas escolhas podem ser gerenciadas. Nosso tempo não! O tempo é fixo e está lá para ser usado. É um tesouro escasso que depois que passou…não volta mais!
O que temos que fazer é usá-lo da melhor maneira possível, isto é, temos que otimizar nosso tempo.
NOSSAS ESCOLHAS
O que significa fazer ESCOLHAS?
Porque temos que fazer ESCOLHAS?
Como podemos gerenciar nossas ESCOLHAS?
É você que escolhe o quê fazer com o seu tempo?
Suas ESCOLHAS são influenciadas pela razão ou pela emoção?
Nossas escolhas são tão importantes quanto nossas energias. Seria correto afirmar que elas são duas facetas da mesma moeda. São os dois “motores” que precisam ser acionados quando planejamos algo, quando temos um objetivo em mente ou um plano para executar. Como já dissemos antes, o tempo é fixo. O que gerenciamos ou administramos, são as escolhas do que vamos fazer com o nosso tempo.
O QUE É FAZER A GESTÃO DE ESCOLHAS?
A Gestão de Escolhas envolve: planejamento do dia (na área de foco vou escolher as tarefas mais importantes. Para o empresário as tarefas mais importantes sejam…(mapa mental)… Para o funcionário…., e a priorização durante o dia, qual a tarefa mais importante durante o dia, de acordo com o que é mais importante para a pessoa, o que ela quer. Esta é uma forma de desenvolver o poder de decisão.
CRIANDO ROTINAS POSITIVAS
Fazer escolhas gasta muita energia. Se você estiver cansado ou estressado, pode tomar a decisão errada. Por isso o ideal é criar ROTINAS. Assim você diminui a necessidade de fazer escolhas. Quando a rotina é bem feita, ela vai minimizar a necessidade de fazer escolhas e diminui as incertezas que envolvem as decisões.
Sua rotina tem que ser criada de acordo com o seu perfil…tem que ter o seu jeito, incluir atividades ou tarefas que você sabe e gosta de realizar. Tem que incluir coisas lhe dão satisfação, pois só assim ela pode se transformar em um hábito natural.
Por exemplo, uma pessoa que gosta de levantar cedo. Aqui já temos um item natural para definir uma rotina: acordar e fazer uma meditação, ler algo que traga motivação para ter um bom dia, fazer uma caminhada antes de tomar banho, tomar um café revitalizante, ir caminhando para o trabalho. Enfim….na medida que você cria uma rotina que lhe traz satisfação, ela acaba sendo feita com naturalidade e se estabelece sem tensão e se torna um hábito.
Esse é um exemplo de rotina positiva. Leia mais sobre os “Efeitos visíveis da meditação” no blog.
Na GESTÃO DE ESCOLHAS você pode utilizar estas três técnicas: ÁREA DE FOCO, MIT e PRIORIZAÇÃO.
A. ÁREAS DE FOCO
Todas as suas atividades – profissionais, pessoais, familiares e sociais – devem estar incluídas na sua agenda:
B. MIT – Most Important Task
- É uma ferramenta que utilizamos para escolher as tarefas mais importantes para serem realizadas no dia, com a qual definimos nosso foco. O ideal é que seja aplicada no ínicio do dia ou na noite anterior, caso seu planejamento seja realizado com antecedência.
Aqui estão alguns aspectos que envolvem essas escolhas:
- O que eu tenho que fazer?
- Como fazer?
- O que priorizar?
- Com quem vou fazer?
- Qual é o meu foco?
- Qual é minha meta?
- Qual o prazo?
- Para o que ou para quem está me faltando tempo?
C. MATRIZ DE PRIORIZAÇÃO
Como funciona nosso cérebro no momento de tomar uma decisão? Temos duas forças paralelas e muitas vezes opostas que atuam em nosso cérebro: a razão, a lógica e a emoção, os sentimentos e desejos. Com relação a tomada de decisão, já foi demonstrado pela ciência e psicologia, que a ela está diretamente ligada a emoção. Isso significa que a tomada de decisão está, na verdade, ligada ao seu estado de humor.
Você já ouviu falar de Dwight Eisenhower? Pois ele foi o 34º presidente dos Estados Unidos, e autor de uma das melhores ferramentas para se fazer a Gestão de Escolhas, para ajudar nas tomadas de decisões. E assim surgiu a MATRIZ EISENHOWER. Criada há meio século atrás, por alguém que era conhecido como o mestre da produtividade e também uma pessoa com agenda intensa.
É por isso que usar uma ferramenta gráfica como a Matriz de Eisenhower ajuda a fazer a triagem de suas tarefas ou das decisões que tem que tomar. É um jeito fácil de reduzir sua carga emocional.
A Matriz Eisenhower é uma maneira fácil de direcionar tarefas em 4 níveis de prioridade. Em um deles você descarta imediatamente (Não Importante / Não Urgente). Então, na verdade, são apenas 3 categorias de tarefas dignas de merecer sua atenção.
Não importa se você exerce algum cargo de liderança no seu trabalho ou se você é o responsável pela administração do orçamento doméstico da sua família. Você pode até saber quais são as suas tarefas, quais os itens que você precisa executar. Entretanto, você tem que decidir o que fazer primeiro. Qual a escolha é mais importante, na qual manterá o foco?
Alerta: cuidado com as tarefas que estão “mascaradas” como importantes! Se você cair nessa armadilha, pode ser que todo o seu tempo seja desperdiçado.
Tem gente que já tem o refrão sempre pronto: “estou muito ocupado, agenda cheia, blá, blá, blá…estou sem tempo!”. Sem tempo pra si, para a família, para os amigos. Essas são respostas que sinalizam algo sério: são pessoas não estão no controle de suas próprias vidas.
Atualmente vivemos em um ambiente extremamente competitivo. A velocidade é uma imposição em qualquer tarefa que tenha que ser realizada. O cenário é tão acelerado e o turbilhão de informações é tão intenso, que muitas vezes temos dificuldade de tomar decisões. Ou de fazer nossas escolhas com segurança. A consequência disso tudo é a queda da qualidade nos nossos resultados. E mais…a falta de produtividade de nossos projetos.
Na verdade, a maioria das pessoas estão tão ocupadas fazendo as coisas erradas, que não têm tempo para pensar nas coisas certas. Ou no jeito certo de realizar cada tarefa.
Tem uma frase que ouvi de um amigo que me marcou muito, quando usei este tipo de resposta para justificar que estava sem tempo para encontrá-lo. Ele respondeu: “o tempo a gente não tem…é a gente que faz!”. Se algo ou alguém é importante, você sempre vai achar tempo!
Na área da psicologia encontramos várias explicações para este tipo de comportamento: necessidade de controle, aprovação ou medo da avaliação, insegurança e necessidade de agir de acordo com o julgamento dos outros. E assim as pessoas desenvolvem a ilusão de estarem sempre muito ocupadas.
Existem muitas técnicas que auxiliam nesta etapa do gerenciamento e administração de tarefas. Aqui vamos começar com os tópicos mais básicos que temos que observar:
- Ter controlo sobre sua agenda
- Definir suas prioridades
- Eliminar distrações
- Focar no que realmente importa
- Aprender a delegar tarefas
- Ter clareza sobre suas metas
- Definir os prazos para cada tarefa
- Decidir quais comportamentos você precisa mudas
- Monitorar os resultados em cada etapa da tarefa
A relação acima tem um perfil bastante corporativo. Parece dirigida para um planejamento profissional, para integrantes de uma empresa. Nossa sugestão é que você dê esse mesmo tipo de atenção para sua agenda pessoal.
Desenvolvendo a habilidade de gerenciar suas escolhas.
Processo contínuo……..É assim que você deve agir para desenvolver e aprimorar o gerenciamento de suas escolhas na vida. Suas rotinas têm que ser revistas e ajustadas constantemente.
Ao fazer qualquer plano, projeto ou agenda, os fatores externos não estão sob nosso controle. Portanto ajustes e mudanças podem e devem ser realizados. Isto faz parte da dinâmica de qualquer rotina. Fique atendo a estas correções de rota. Caso contrário, se você não tiver flexibilidade para as variações dos cenários, seus resultados ficarão comprometidos.
Todos esses assuntos são abordados e desenvolvidos no Curso de Gestão de Escolhas. Aqui apresentamos várias outras ferramentas para te ensinar e apoiar neste desenvolvimento. Isto vale a pena, pois o tempo é o tesouro mais valioso, mas ele passa e não volta mais. O curso acompanha você no desenvolvimento dessas habilidades.
Uma coisa é você receber informações, outra é colocar este conhecimento na prática. Faça escolhas mais produtivas e eficazes. Administre melhor suas tarefas e decisões. Aplique essas ferramentas no seu dia-a-dia e conquiste seus objetivos e metas.
